Je data is niet van jou (en dat is een probleem)

Jouw facturen, hun server

Stel je dit eens voor. Je hebt drie jaar lang netjes je boekhouding bijgehouden. Elke factuur ingevoerd, elke bon gefotografeerd, elk kwartaal je BTW-aangifte gedaan. Drie jaar werk. Drie jaar aan financiële geschiedenis van jouw onderneming.

En waar staat al die data? Niet op jouw computer. Niet op jouw harde schijf. Op een server in een datacenter ergens in Nederland. Of Ierland. Of de VS. Wie zal het zeggen. Het staat in elk geval niet bij jou.

Je hebt een account. Je logt in met je e-mailadres en wachtwoord. En dan mag je je eigen gegevens bekijken. Mag. Want dat is wat het is: toestemming. Je krijgt toestemming om je eigen facturen te zien. Je eigen klantgegevens. Je eigen administratie.

Dat klinkt misschien normaal. Zo werkt software toch? Ja. Zo werkt software tegenwoordig. Maar dat betekent niet dat het goed is.

Wat gebeurt er als je stopt met betalen?

Dit is de vraag die niemand stelt als ze zich aanmelden voor boekhoudsoftware. Je vergelijkt features, je kijkt naar de prijs per maand, je leest misschien een review. Maar niemand vraagt: wat gebeurt er met mijn data als ik opzeg?

Bij de meeste programma's is het antwoord: je kunt er niet meer bij.

Je account wordt "gedeactiveerd". Je kunt niet meer inloggen. Je facturen, je klantgegevens, je BTW-aangiftes van de afgelopen jaren: weg. Niet verwijderd, want het staat nog wel ergens op hun server. Maar voor jou onbereikbaar.

Sommige aanbieders laten je een CSV-export downloaden. Als je daar op tijd aan denkt. En als je weet hoe je die export moet interpreteren. Ooit geprobeerd om een CSV van duizend factuurrregels te openen in Excel? Veel succes.

Drie jaar boekhouding, opgesloten achter een login die je niet meer kunt gebruiken. Omdat je stopte met betalen.

Dat is het businessmodel. Niet jou helpen met boekhouden. Jou afhankelijk maken. Elke maand opnieuw betalen, want anders ben je alles kwijt. Dat is geen service. Dat is gijzeling met een vriendelijke interface.

Wat als zij stoppen?

Oké, stel dat je braaf blijft betalen. Elke maand die €15, €25, €35 wordt netjes afgeschreven. Jij hebt toegang tot je data. Alles goed.

Maar wat als zij stoppen?

Softwarebedrijven gaan failliet. Worden overgenomen. Besluiten hun product te stoppen, of "in een nieuwe richting te gaan". Het gebeurt vaker dan je denkt. Een startup die drie jaar geleden het beste boekhoudprogramma had, kan volgend jaar zijn deuren sluiten.

En dan? Dan krijg je een mailtje. "Beste klant, per 1 juni stoppen wij met onze dienstverlening. U heeft tot die datum de tijd om uw data te exporteren." Als je geluk hebt. Als je dat mailtje niet in je spam belandt. Als je nog weet welk e-mailadres je gebruikte.

In het ergste geval merk je het pas als je probeert in te loggen en de pagina niet meer bestaat. 404. Weg. Je data, hun probleem. Of beter: jouw probleem, want zij bestaan niet meer.

Dit is geen hypothetisch scenario. Dit is elk jaar de realiteit voor duizenden ondernemers die vertrouwden op software van een bedrijf dat niet meer bestaat.

De bewaarplicht

Nu wordt het pas echt interessant. De Nederlandse wet zegt: je moet je administratie zeven jaar bewaren. Zeven jaar. Dat is geen aanbeveling, dat is een verplichting. De Belastingdienst mag tot zeven jaar terug je boekhouding opvragen. En als je die niet kunt laten zien, heb je een probleem.

Reken even mee. Je betaalt €20 per maand voor boekhoudsoftware. Keer twaalf maanden, keer zeven jaar. Dat is €1.680. Minimaal. Alleen om te voldoen aan de bewaarplicht. Alleen om toegang te houden tot je eigen administratie.

Of je betaalt niet meer, exporteert een CSV (als dat kan), en hoopt dat je over vijf jaar nog snapt wat die kolommen betekenen. En dat de Belastingdienst een losse CSV accepteert als "administratie".

Zeven jaar bewaarplicht. Zeven jaar abonnement. Of zeven jaar hopen dat het bedrijf nog bestaat.

Niemand denkt hierover na als ze zich aanmelden. Maar het is de realiteit. Je boekhoudsoftware is niet alleen een tool, het is de bewaarplaats van gegevens die je wettelijk verplicht bent te behouden. En die bewaarplaats is niet van jou.

Er is een simpeler model

Ik heb SimplBooks gebouwd vanuit een simpele overtuiging: je boekhouding hoort bij jou. Ook als die online staat.

Je data staat in een beveiligde database in de EU, gekoppeld aan jouw account. Zo kun je vanaf je laptop en je telefoon werken. Het verschil zit in wat er gebeurt als je weg wilt: met één klik download je je hele administratie als bestand op je eigen computer. Facturen, klanten, uitgaven, aangiftes. Zo vaak als je wilt, zonder aanvraag of wachttijd.

En je betaalt €99. Eenmalig. Geen abo. Er is dus geen maandbedrag dat stopt en daarmee je toegang afsluit. Wil je zeker zijn dat je over zeven jaar alles nog kunt laten zien aan de Belastingdienst? Download een kopie en zet hem naast je andere belangrijke bestanden.

Dat is hoe software hoort te werken. Jij koopt iets, het is van jou, en je kunt het altijd meenemen.

En voor vragen over je boekhouding heb je Sem. Die zit ingebouwd in de app en kent je cijfers. "Is dit aftrekbaar?" Sem weet het. "Hoeveel BTW moet ik afdragen?" Sem berekent het. Geen boekhouder nodig, geen wachttijd. Gewoon antwoord.

Data-eigendom is geen feature, het is een recht

We zijn ergens verkeerd afgeslagen. Ergens in de afgelopen tien jaar zijn we gaan accepteren dat onze data niet van ons is. Dat we betalen voor toegang in plaats van bezit. Dat "de cloud" een verbetering is, ook als het betekent dat iemand anders de sleutel heeft.

Voor foto's is het vervelend. Voor muziek is het irritant. Maar voor je boekhouding? Voor de financiële administratie van je bedrijf? Dat is onacceptabel.

Je boekhouding is van jou. Je facturen zijn van jou. Je klantgegevens zijn van jou. Punt.

Niet van het softwarebedrijf dat toevallig de tool bouwde. Niet van de server waar het op staat. Niet van de investeerders die beslissen of het bedrijf blijft bestaan. Van jou.

Dat is geen feature op een vergelijkingspagina. Dat is geen bullet point in een marketinglijstje. Dat is een recht. En het wordt tijd dat we dat weer normaal gaan vinden.

Veelgestelde vragen