Een factuur is eigenlijk simpel: je hebt iets gedaan, je wilt er geld voor. Maar de Belastingdienst stelt eisen aan wat er op zo'n factuur moet staan. En als je het niet goed doet, mag je klant de BTW niet aftrekken. Dat is vervelend voor je klant, en uiteindelijk voor jou.
Dus: wat moet er op een factuur staan? Hier is de volledige lijst.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst noemt dit de "factuurvereisten". Klinkt droog, maar het komt neer op elf dingen. Vergeet er geen.
- Je naam en adres (of bedrijfsnaam)
Heb je een eenmanszaak? Dan staan je eigen naam en adres op de factuur. Heb je een handelsnaam geregistreerd bij de KvK? Dan mag die er ook op, maar je wettelijke naam moet er altijd bij. - Je KvK-nummer
Verplicht op elke factuur. Je vindt het op je KvK-uittreksel of op kvk.nl. Het is acht cijfers, zonder streepjes of spaties. - Je BTW-nummer
Begint met "NL" en eindigt met "B01" (of een ander volgnummer). Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan vermeld je dat in plaats van een BTW-nummer. Daarover later meer. - Naam en adres van je klant
Volledig. Niet alleen "Bedrijf X" maar ook het adres. Bij een zakelijke klant ook hun BTW-nummer als je die hebt. Vooral bij buitenlandse klanten is dit belangrijk. - Factuurdatum
De datum waarop je de factuur stuurt. Niet de datum waarop je het werk hebt gedaan. Die twee mogen hetzelfde zijn, maar de factuurdatum is leidend. - Factuurnummer
Dit moet een opeenvolgend nummer zijn. Dus 2026-001, 2026-002, 2026-003. Geen gaten, geen sprongen. De Belastingdienst wil bij een controle kunnen zien dat er geen facturen ontbreken. Begin elk jaar opnieuw of tel gewoon door, dat maakt niet uit. Als het maar opeenvolgend is. - Omschrijving van wat je hebt geleverd
Wees specifiek. Niet "werkzaamheden maart" maar "Ontwikkeling website voor Bakkerij Jansen, maart 2026". De Belastingdienst moet kunnen zien wat je hebt geleverd. Je klant trouwens ook, als die de factuur een jaar later terugzoekt. - Bedrag exclusief BTW
Het nettobedrag. Wat je klant betaalt voor je werk, zonder BTW. - BTW-percentage en BTW-bedrag
In de meeste gevallen 21%. Sommige diensten vallen onder 9% (zoals bepaalde voedingsmiddelen of boeken). Vermeld het percentage en het berekende BTW-bedrag apart. - Totaalbedrag inclusief BTW
De optelsom. Nettobedrag plus BTW. Dit is wat je klant daadwerkelijk overmaakt. - Betalingstermijn
Hoe lang je klant de tijd heeft om te betalen. Standaard is 30 dagen, maar je mag ook 14 dagen afspreken. Vermeld het op de factuur, anders geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.
Dat is het. Elf dingen. Niet ingewikkeld, maar je moet ze wel allemaal hebben.
Veelgemaakte fouten
Je zou denken dat een factuur simpel genoeg is. Toch gaat het regelmatig mis. Dit zijn de fouten die ik het vaakst zie.
Factuurnummers die niet opeenvolgend zijn. Je begint met FACT-001, dan FACT-002, en dan ineens FACT-005. Waar zijn 003 en 004? De Belastingdienst gaat dat vragen bij een controle. En "die heb ik verwijderd" is geen goed antwoord. Heb je een factuur gecrediteerd? Maak dan een creditnota aan met het volgende nummer in de reeks. Verwijder nooit een factuurnummer.
BTW-nummer vergeten. Klinkt als een klein ding, maar je klant mag de BTW op jouw factuur niet aftrekken als jouw BTW-nummer er niet op staat. Dat gaat je klant merken. En die belt jou.
Geen betalingstermijn. Als je geen termijn vermeldt, geldt wettelijk 30 dagen. Maar het is professioneler (en duidelijker) om het gewoon op je factuur te zetten. "Betaling binnen 14 dagen" is helder. Dan weten jullie allebei waar je aan toe bent.
Vage omschrijving. "Diverse werkzaamheden" is niet genoeg. Omschrijf wat je hebt gedaan, voor welke periode, en eventueel het aantal uren. Hoe specifieker, hoe minder gedoe achteraf.
Factuur zonder BTW: wanneer mag dat?
Er zijn drie situaties waarin je een factuur stuurt zonder BTW.
1. Je valt onder de kleineondernemersregeling (KOR). Als je minder dan €20.000 per jaar omzet, kun je je aanmelden voor de KOR. Je brengt dan geen BTW in rekening en hoeft geen BTW-aangifte te doen. Op je factuur vermeld je: "Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet OB." In plaats van een BTW-nummer.
2. Verlegde BTW bij buitenlandse klanten. Lever je een dienst aan een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan is de BTW verlegd. Je klant betaalt de BTW in eigen land. Op je factuur zet je: "BTW verlegd" en je vermeldt het BTW-nummer van je klant. Je brengt 0% BTW in rekening.
3. Vrijgestelde diensten. Sommige diensten zijn vrijgesteld van BTW. Denk aan bepaalde medische diensten, onderwijs, of financiele dienstverlening. Dit is vrij specifiek. Als je hieronder valt, weet je dat waarschijnlijk al.
In alle drie de gevallen moet je nog steeds een factuur sturen met alle verplichte gegevens. Je laat alleen de BTW-berekening weg en vermeldt waarom.
Hoe snel moet je een factuur sturen?
De wet zegt: binnen 15 dagen na de levering van je dienst of product. Bij doorlopende diensten (zoals een maandelijks abonnement dat je levert) geldt: binnen 15 dagen na afloop van de periode.
Maar laten we eerlijk zijn. De echte reden om snel te factureren is niet de wet, het is je cashflow. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Wacht je twee weken met factureren en geef je dan 30 dagen betalingstermijn, dan zit je zes weken na je werk nog steeds op je geld te wachten.
Mijn advies: factureer op de dag dat je het werk oplevert. Of op de laatste dag van de maand als je maandelijks factureert. Maak er een gewoonte van, dan hoef je er niet over na te denken.
En wat als je klant niet betaalt?
Het overkomt elke ZZP'er een keer. Je stuurt een factuur, de betalingstermijn verstrijkt, en er staat niets op je rekening. Wat nu?
Stap 1: betalingsherinnering. Stuur een vriendelijke herinnering. "Ik zie dat factuur X nog openstaat. Waarschijnlijk over het hoofd gezien, kun je even kijken?" Geen boze toon. Mensen vergeten dingen. Geef ze een paar dagen.
Stap 2: aanmaning. Na 14 dagen geen reactie? Stuur een formele aanmaning. Vermeld het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, en een nieuwe betalingstermijn van 7 dagen. Je mag nu wettelijke rente berekenen (op dit moment 8% voor zakelijke klanten) en incassokosten vermelden.
Stap 3: incasso. Betaalt je klant nog steeds niet? Dan kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen. Voor bedragen onder de €25.000 kun je naar de kantonrechter, dat kan zonder advocaat. Maar in de praktijk is het vaak slimmer om eerst te bellen. Soms is er een probleem aan de andere kant dat je niet kent.
Het belangrijkste: laat het niet liggen. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om je geld te krijgen.
Facturen maken zonder gedoe
Die elf verplichte velden op je factuur? In SimplBooks hoef je daar niet over na te denken. Je vult een keer je bedrijfsgegevens in, je KvK-nummer, je BTW-nummer, je adres, en daarna staan ze automatisch op elke factuur.
Factuurnummers? Houdt SimplBooks bij. Opeenvolgend, zonder gaten. BTW-berekening? Automatisch. Je kiest het percentage, SimplBooks rekent de rest uit. En als je twijfelt of iets met of zonder BTW moet, vraag je het aan Sem. Die weet het.
Je factuur is in twee minuten klaar. Versturen kan direct als PDF. En alles wordt bewaard, netjes op een rij, zodat je bij je BTW-aangifte niet hoeft te zoeken.
Geen abonnement. Eenmalig €99. Simpel.