Privacybeleid

1. Wie zijn wij

SimplBooks is een product van LangeGast, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74827553 (BTW: NL002232024B72). Voor privacyvragen kun je ons bereiken via jeroen@langegast.nl.

2. Welke gegevens verzamelen we

• Accountgegevens: e-mailadres, naam (bij registratie)
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, adres, IBAN (ingevuld door jou)
• Boekhoudgegevens: facturen, uitgaven, klantgegevens (aangemaakt door jou)
• Betalingsgegevens: transactie-informatie via onze betaalprovider Mollie (wij slaan geen creditcard- of bankgegevens op)
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype (voor beveiliging)
• Gebruiksstatistieken: geanonimiseerde paginabezoeken via Plausible Analytics (zonder cookies, zie sectie 8)

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag

• Levering van de dienst (opslag, synchronisatie, facturatie) — grondslag: uitvoering van de overeenkomst
• Accountbeveiliging en authenticatie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst
• Sem (ingebouwde boekhouder) — wanneer je Sem gebruikt, worden je vragen en relevante boekhoudgegevens verwerkt om je een antwoord te geven — grondslag: uitvoering van de overeenkomst
• Betalingsverwerking via Mollie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst
• Verbetering van de dienst via geanonimiseerde gebruiksstatistieken — grondslag: gerechtvaardigd belang
• Fraudepreventie en beveiliging — grondslag: gerechtvaardigd belang

4. Sem (ingebouwde boekhouder)

Sem is de ingebouwde boekhouder in SimplBooks. Wanneer je Sem een vraag stelt, worden je vraag en relevante boekhoudgegevens verstuurd naar de OpenAI API voor verwerking. OpenAI is gevestigd in de Verenigde Staten.

Wat je moet weten:

• Alleen de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden worden verstuurd
• OpenAI gebruikt je gegevens niet om hun modellen te trainen (wij gebruiken de API met data-opt-out)
• De doorgifte naar de VS is beveiligd via Standard Contractual Clauses (SCCs) conform de AVG
• Betaalde gebruikers kunnen hun eigen OpenAI API-sleutel gebruiken — in dat geval gaan de verzoeken rechtstreeks via jouw eigen account bij OpenAI

5. Sub-verwerkers

Wij werken met de volgende partijen die (een deel van) je gegevens verwerken:

• Supabase (EU-regio) — database en authenticatie
• Vercel (VS/EU) — hosting van de applicatie
• OpenAI (VS) — verwerking van Sem-verzoeken
• Mollie (Nederland) — betalingsverwerking
• Plausible Analytics (EU) — geanonimiseerde websitestatistieken

We verkopen je gegevens nooit aan derden.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige sub-verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte:

• OpenAI (VS): beveiligd via Standard Contractual Clauses (SCCs)
• Vercel (VS/EU): data wordt bij voorkeur in de EU verwerkt; doorgifte naar de VS is beveiligd via SCCs

7. Opslag, beveiliging en bewaartermijnen

• Gegevens worden opgeslagen via Supabase (EU-servers)
• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen

Bewaartermijnen:

• Boekhoudgegevens (facturen, uitgaven): 7 jaar na het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht
• Accountgegevens: tot je je account verwijdert
• Technische logs: maximaal 90 dagen
• Betalingsgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

8. Cookies en analytics

SimplBooks gebruikt alleen functionele opslag (localStorage) voor sessie en instellingen. We plaatsen geen tracking cookies.

Voor websitestatistieken gebruiken we Plausible Analytics. Plausible is een Europese dienst die geen cookies plaatst, geen persoonlijke gegevens verzamelt en volledig AVG-conform is. Er wordt geen toestemming (cookie-banner) voor vereist.

9. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben
• Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering: je account en gegevens laten verwijderen
• Data-export: je gegevens downloaden (CSV/XLSX export beschikbaar in de app)
• Beperking: verwerking tijdelijk laten stopzetten
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen

Neem voor het uitoefenen van je rechten contact op via privacy@simplbooks.nl. We reageren binnen 30 dagen.

Als je vindt dat wij niet goed omgaan met je gegevens, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen

We kunnen dit beleid wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je via de app of per e-mail.

11. Contact

LangeGast
KvK: 74827553
BTW: NL002232024B72
E-mail: jeroen@langegast.nl