Elk kwartaal hetzelfde verhaal. BTW-aangifte. De meeste ZZP'ers stellen het uit tot de laatste dag. Je logt in bij de Belastingdienst, staart naar rubrieken die je niet begrijpt, en hoopt dat je het goed doet.
Terwijl het eigenlijk 2 minuten werk is. Als je weet wat je moet invullen en je cijfers bij de hand hebt.
Wat is BTW-aangifte?
Simpel gezegd: je hebt BTW ontvangen van je klanten (op je facturen) en BTW betaald op je eigen uitgaven (inkoop, software, kantoorspullen). Het verschil tussen die twee draag je af aan de Belastingdienst.
Heb je meer BTW betaald dan ontvangen? Dan krijg je geld terug. Dat kan bijvoorbeeld als je veel hebt geïnvesteerd in een kwartaal.
De deadlines
BTW-aangifte doe je per kwartaal. Dit zijn de deadlines:
| Kwartaal | Periode | Deadline |
|---|---|---|
| Q1 | januari – maart | 30 april |
| Q2 | april – juni | 31 juli |
| Q3 | juli – september | 31 oktober |
| Q4 | oktober – december | 31 januari |
Mis je de deadline? Dan riskeer je een boete. De Belastingdienst stuurt eerst een herinnering, maar bij herhaaldelijk te laat zijn kan dat oplopen tot €68 per keer, of meer.
De 6 rubrieken die je moet kennen
De BTW-aangifte bestaat uit een formulier met rubrieken. Als ZZP'er heb je met deze te maken:
- Rubriek 1a: Leveringen en diensten belast met 21% (hoog tarief). Dit is het bedrag van je facturen exclusief BTW, en de BTW die je daarover hebt berekend.
- Rubriek 1b: Leveringen en diensten belast met 9% (laag tarief). Bijvoorbeeld als je in de voedingsbranche of culturele sector werkt.
- Rubriek 1c: Leveringen en diensten belast met overige tarieven, zoals 0%.
- Rubriek 2a: Leveringen en diensten waarbij de BTW naar jou is verlegd. Dit geldt bijvoorbeeld bij inkoop uit het buitenland (EU).
- Rubriek 5b: Voorbelasting. Alle BTW die jij hebt betaald op zakelijke uitgaven. Dit bedrag trek je af van wat je moet afdragen.
- Rubriek 5g: Het eindbedrag. Te betalen aan de Belastingdienst, of terug te krijgen.
Klinkt ingewikkeld? Valt mee. De meeste ZZP'ers vullen alleen 1a en 5b in. De rest is nul.
Stap voor stap
Zo doe je het:
- Verzamel je cijfers. Hoeveel heb je gefactureerd dit kwartaal? Hoeveel BTW heb je berekend? En hoeveel BTW heb je betaald op je uitgaven?
- Log in bij de Belastingdienst. Ga naar mijn.belastingdienst.nl en log in met DigiD.
- Ga naar "BTW-aangifte doen". Kies het juiste kwartaal.
- Vul de rubrieken in. Bedragen exclusief BTW in de eerste kolom, BTW-bedrag in de tweede kolom.
- Controleer rubriek 5g. Dit is wat je moet betalen (of terugkrijgt). Klopt het met je eigen berekening?
- Verstuur. Klaar.
Of laat Sem het voor je berekenen. Sem kent je facturen en uitgaven en zet alle rubrieken voor je klaar. Je hoeft ze alleen nog te kopiëren naar de Belastingdienst.
Veelgemaakte fouten
Dit gaat het vaakst mis:
- Uitgaven vergeten. Heb je software gekocht, een treinkaartje gedeclareerd, kantoorspullen aangeschaft? Die BTW mag je aftrekken als voorbelasting (rubriek 5b). Vergeet je het, dan betaal je te veel.
- Buitenlandse klanten met Nederlandse BTW belasten. Lever je diensten aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan geldt meestal verlegde BTW. Je rekent 0% en vermeldt het BTW-nummer van je klant op de factuur. Doe je dit niet, dan betaal jij BTW die je niet had hoeven betalen.
- De deadline missen. Het klinkt simpel, maar het is de meestgemaakte fout. Zet een herinnering in je agenda, of gebruik software die je automatisch waarschuwt.
- Bedragen inclusief BTW invullen. De rubrieken vragen om bedragen exclusief BTW. Een factuur van €1.210 inclusief BTW vul je in als €1.000 (omzet) en €210 (BTW).
Hoe SimplBooks dit makkelijker maakt
SimplBooks houdt je facturen en uitgaven bij. Op het moment dat je BTW-aangifte moet doen, berekent Sem automatisch alle rubrieken op basis van je eigen gegevens. Je ziet precies wat je moet invullen, per rubriek.
Geen Excel-sheets. Geen bonnetjes zoeken. Geen twijfel of je het goed doet. Open je BTW-overzicht, kopieer de getallen naar de Belastingdienst, en je bent klaar. Twee minuten.